故障状況の共有をスムーズに？管理人がおすすめする修理メモの書き方入門

時折、メーカーさんによる修理サービスを利用している管理人ですが、メーカーさんに直接修理を依頼する場合であっても、実店舗を持つ販売店さんに依頼する場合であっても、持ち込み修理依頼時に必ず添付するものがあります。

それが修理メモ。修理を依頼する際に、ユーザー側で故障の症状や状況などをまとめたものです。

もちろん、電話などでの修理受付時や店舗での修理票作成時など、修理受付担当の方が記載してくれる場合が大半ですが、それでも、電話を通しての言葉での意思疎通で起こりうるちょっとした間違いや修理票の記載可能面積の都合による省略などで、詳細な故障の状況の説明が難しくなる場合もあります。

そのため、メーカーさんで検査したときには、異常な症状が見られず、再現性がないため、修理が行われず返却されてしまうということもありえてしまいます。

そうなった場合、再度送付して、修理を行なってもらう必要があるわけで、修理を依頼した側にとっても、メーカーさんにとっても、あまり嬉しいことではありません。

それを避けるために、誤解される可能性が少ない文章で、それも、比較的自由な文字分量で症状や状況を説明可能となる修理メモが重要になってきます。

管理人が修理メモを作成する場合に忘れずに記載するのが以下の内容です。

・メーカーさんのサポート窓口などに修理問い合わせ時の担当者名
・問い合わせを行った日にち
・具体的な故障の症状・状況
・故障を再現するために必要な条件 
・修理依頼者の氏名・住所・電話番号
・メールアドレス（インターネット経由で申し込んだ場合のみ）
・修理受付番号（発行された場合のみ） 
・送付した内容
・保証書記載のシリアルナンバー
・レシートや納品書記載の購入日 

細かく見てみると、送付した内容には、製品本体や保証書など、修理依頼時に持ち込んだり送付したりしたものをできるだけ書くようにします。

例えば、コンパクトデジタルカメラなどの場合のバッテリーなど故障や不具合の原因となっている可能性がある場合は添付したほうが原因究明の役に立ちますが、それ以外の機械的に故障などの影響を与えないストラップなどの部品は外しておくべきで、修理依頼品に含めるものではありません。

さらに、修理メモの記入スペースに多少余裕があり、修理を依頼した製品について気に入っているのであれば、ちょっとした利用しての感想を交えて、愛用している製品であることを簡潔に記載します。
その上で、これからも安心して使っていけるようにと修理をお願いすることを記入して修理メモは完成です。

完成した修理メモを販売店さんに修理依頼品と持ち込んだり、修理依頼品の梱包箱に同梱してメーカーさんのサービスセンターに直接送付したりして、修理依頼は完了となります。

修理メモ自体それほど難しい内容ではなく、作成が簡単なことと、その一方で、より確実に故障内容が共有が可能になることで、修理作業での失敗を軽減できる可能性が生じるなど、管理人としてはおすすめした修理依頼テクニックと言えます。

もちろん、このようなテクニックは使わないことが一番幸運と言えますが、それでも、故障に遭遇してしまったとき、そのダメージを広げることなく、できるだけスムーズに解決するためにも管理人自身忘れずに覚えておきたいことと言えます。

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